Automatyzacja e-maili oparta na datach: odnowienia, urodziny i okresy próbne

Automatyzacja e-maili oparta na datach wysyła wiadomość, gdy nadchodzi data zapisana przy kontakcie, na przykład data odnowienia, urodziny albo ostatni dzień okresu próbnego. Dzięki temu nikt w zespole nie musi pamiętać o kliknięciu „wyślij”. Koniec z przypomnieniami, które wychodzą za późno, dwa razy albo wcale. Poniżej: jakie daty zapisywać, jak ustawić przesunięcia wyzwalaczy, jak strefy czasowe psują wysyłkę i co się sypie, gdy dane są złe.

Czym jest automatyzacja e-maili oparta na datach i kiedy ma sens?

Automatyzacja e-maili oparta na datach to scenariusz uruchamiany przez pole daty w rekordzie kontaktu, a nie przez działanie tej osoby, takie jak zapis czy zakup. Scenariusze oparte na zdarzeniach reagują na działanie. Dlatego sekwencje powitalne, które działają dalej, startują w chwili, gdy ktoś dołącza. Wyzwalacze datowe po prostu czekają na kalendarz. W praktyce obsługują trzy zadania:

• Odnowienia: powiadomienia o płatności, zanim subskrypcja zostanie obciążona.
• Urodziny i rocznice: wiadomości budujące relację, które wracają co roku.
• Okresy próbne: zachęty do przejścia na płatny plan, zgrane z końcem okresu próbnego.

Jest jeden haczyk. Automatyzacje nie są w każdym planie. W MailCraft plan Starter ich nie obejmuje, więc zanim zaczniesz budować, sprawdź plany z dostępem do automatyzacji.

Jakie daty zapisywać przy każdym kontakcie?

Zapisuj tylko te daty, które uruchamiają konkretną wiadomość, i każdej daj osobne, jasno nazwane pole. Typowy zestaw:

• renewal_date na następne obciążenie za subskrypcję.
• trial_end_date na dzień, w którym wygasa dostęp.
• birthday tylko z dniem i miesiącem. Rok nic nie wnosi do wiadomości (i nie jest ci potrzebny).
• Data zapisu albo pierwszego zamówienia do rocznic.

Wybierz jeden format, ISO RRRR-MM-DD, w polu typu data, a nie w polu tekstowym. Automatyzacja porównuje tylko prawdziwe daty. Pytaj o urodziny wyłącznie wtedy, gdy naprawdę masz zamiar do czegoś je wykorzystać. Tekst RODO o minimalizacji danych i ich prawidłowości mówi w motywie 39, że dane osobowe powinny ograniczać się do tego, czego wymaga cel, a nieprawidłowe dane należy sprostować albo usunąć. Dlatego dbaj o aktualność dat i synchronizuj je z systemu płatności albo z aplikacji. Jednorazowy import? Po cichu się zestarzeje, a zauważysz to dopiero, gdy ktoś się poskarży.

Jak ustawić przesunięcia wyzwalaczy dla przypomnień o odnowieniu i końcu okresu próbnego

Przesunięcie to liczba dni przed zapisaną datą albo po niej, po której wychodzi wiadomość. Każdy e-mail w sekwencji potrzebuje własnego. Przy przypomnieniu o odnowieniu wyślij wcześniejsze powiadomienie, póki jest jeszcze czas na zmianę karty albo planu. Potem ostatnie przypomnienie tuż przed obciążeniem. Subskrypcje roczne wymagają większego wyprzedzenia niż miesięczne. Dlaczego? Bo duże obciążenie po roku ciszy zaskakuje, a zaskoczeni klienci zwykle piszą gniewne maile (albo zgłaszają chargeback).

Maile o końcu okresu próbnego działają bardzo podobnie:

1. W połowie okresu próbnego: zachęta do wypróbowania najważniejszej funkcji.
2. Przed wygaśnięciem: co się stanie po końcu okresu próbnego i jak zachować dostęp.
3. Po wygaśnięciu: jedna wiadomość uzupełniająca, jeśli ktoś nie przeszedł na płatny plan.

Potem dodaj warunki wyjścia, żeby sekwencja zatrzymywała się, gdy ktoś odnowi, podniesie plan albo zrezygnuje. Pomiń je, a płacący klient i tak dostanie „twój okres próbny się kończy”. Niezręcznie. Wygląda to tak, jakby nikt tego nie pilnował.

Automatyzacja maili urodzinowych i wyzwalacze rocznicowe

Urodziny i rocznice powtarzają się co roku, więc wyzwalacz musi dopasować dzień i miesiąc, a rok pominąć. Przy wyzwalaczu rocznicowym licz od daty zapisu albo pierwszego zamówienia. Potem zdecyduj: co roku czy tylko przy okrągłych okazjach, jak pierwsza albo piąta rocznica? Urodziny 29 lutego potrzebują zastępczej daty, ostatniego dnia lutego albo 1 marca, i co roku używaj tej samej. Ofertę i ton trzymaj prosto. Szczerze mówiąc, tutaj termin wygrywa z treścią. Życzenia, które przychodzą dwa dni po czasie, mijają się z celem, choćby były nie wiadomo jak ładnie napisane.

Strefy czasowe: dlaczego przypomnienie może przyjść w złym dniu

Data bez strefy czasowej jest odczytywana w strefie czasowej konta, więc kontakt z innego kontynentu może dostać wiadomość dzień za wcześnie albo dzień za późno. Są dwa wyjścia: zapisywać strefę czasową każdego kontaktu albo wysyłać o godzinie, która pasuje do wszystkich obsługiwanych regionów. Uważaj też na eksporty z systemu płatności. Daty odnowienia często przychodzą jako znaczniki czasu UTC i jeśli nie zamienisz ich na daty lokalne przed wyliczeniem przesunięcia, obciążenie zaplanowane późnym wieczorem może przeskoczyć na następny dzień. Najwięcej kłopotów sprawiają zmiany czasu i wysyłki o północy. Moja rada: wybierz porę przedpołudniową z kilkugodzinnym zapasem w obie strony.

Co się psuje, gdy dane o datach są złe (i jak temu zapobiec)

Większość awarii w scenariuszach opartych na datach bierze się z danych, a nie z logiki automatyzacji. Najczęstsi winowajcy:

1. Pomieszane formaty, w których DD/MM i MM/DD zamieniają dni z miesiącami bez żadnego błędu.
2. Daty zapisane jako tekst, których wyzwalacz nie umie porównać.
3. Puste pola, przez które kontakty po cichu omijają scenariusz.
4. Wymyślone lata wpisane tylko po to, by przejść przez pole obowiązkowe, które rozwalają logikę rocznic.
5. Daty z przeszłości, które odpalają się wszystkie naraz w chwili uruchomienia automatyzacji.
6. Zduplikowane kontakty, z których każdy dostaje ten sam e-mail.

Zapobieganie zaczyna się przy imporcie. Skorzystaj z poradnika o mapowaniu pól daty przy imporcie, sprawdź typy pól i przejrzyj próbkę wierszy przed wczytaniem pliku. Przed startem przetestuj scenariusz na małym segmencie, podejrzyj, kto kwalifikuje się dzisiaj, i zdecyduj, co dzieje się z kontaktami bez daty.

Niezawodna automatyzacja e-maili oparta na datach sprowadza się więc do krótkiej listy kontrolnej. Czyste pola dat w jednym formacie. Jasne przesunięcie dla każdej wiadomości. Strefy czasowe uporządkowane, zanim cokolwiek wyjdzie. Warunki wyjścia, które zatrzymują sekwencję, gdy spełniła swoje zadanie. Zadbaj o to, a maile o odnowieniu, urodzinowe i o okresie próbnym będą właściwie działać same. Gotowy na kolejny scenariusz? Nasze poradniki o automatyzacji e-maili opisują pozostałe scenariusze.

FAQ

Czytaj też:

• Pola niestandardowe w e-mail marketingu: co przechowywać i dlaczego
• Wysyłka maili według strefy czasowej: kampanie w wielu krajach
• Warunki wyjścia z automatyzacji: przestań wysyłać maile do osób, które już kupiły
• Testowanie automatyzacji e-mail przed świątecznym szczytem